Kaigi on Rails 2021 運営やってました

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この記事って?

Kaigi on Rails 2021 に対する yrinda の感想です。 このあと、本番終了後の初打ち合わせがあるので、それまでに書き上げて公開しようとしています。 (今書かないと、ずっとかかないと思うので)

公開できるかどうかわかりません。

推敲していません。 誤字脱字、見逃してください :pray: あとで、更新するかもしれません。

全体的な感想

昨年(2020)は、目先のタスクを消化するばかりで、少し先の整理ができていませんでした。 それを踏まえて、今年は(2021)は各メンバーが抱えているタスクを見えるようにしたいと考えていました。

そこで https://app.clickup.com/ の導入を提案 -> 導入を行いました。 が、あまり活用できませんでした。

個人: 大まかなタスクと締切を入力し、リマインダーとして使っていましたが、自分がやった作業の 2割程度しか入力できていませんでした。 全体: 一部のメンバーがタスク作成してくれたものの、途中から更新停止。作業ステータスの更新はもちろんできず。

タスクや日程管理までやり始めると、仕事かよ!と思う部分もあるので、ボランティアで参加しているメンバーに強制はできません。 自分がタスク管理人になって、全体の管理をすれば...とも思いましたが、そこまでの元気と時間はありませんでした。(そもそも自分のタスクでさえ記載しきってないのですから。)

実態としては、1-2週間ごとに打ち合わせを行い、議事録の末尾に、アクション(やること)リストとして記載していました。 打ち合わせ毎に確認するため、記載したもについて漏れはありませんが、確認の間隔がかなりあいてしまうのでいくつかの問題がありました。

  • 状況がわからない。
  • 毎回議事録を作成していたため、前回のアクションリストをコピーし忘れ確認が漏れる
  • 打ち合わせが無い期間に発生したタスクが抜け落ちる。
  • etc...

その他としては、気がついた人が作業する雰囲気(これはとても良い!)なのですが、反面、作業の属人化が気になりました。トラックナンバー1ってやつです(主に自分が原因ですが) メンバーの能力も高いため着手し始めると殆どの作業がすぐに終わるのですが、Slack 上で会話が止まり、作業が止まっていることが何度かありました。 対策と言ってはなんですが、気がついたものに関しては、交通整理をしつつ、自分で終わらせたりするムーブをしていました。担当外の作業...というか運営全般に手を出し続けました。

振り返ると、マネージャー的な悩みが多かったと感じます。 来年はどうしましょうか。 ボランティアベースのチームにおける、よいタスク/作業管理手法があれば聞いてみたいです。

個人の作業

いろいろやりました。(終)

対外的な動き

今年は、スピーカーのモチベーションを下げないように/不安が減るよう意識していました。 せっかく時間をかけてプロポーザルやスライドを書いて、狭き門をくぐって登壇してくれたスピーカーが、運営チームの不手際で「来年は参加しなーい」ってなるのは嫌だったので。

具体的には、スピーカー(スポンサー)と運営がやり取りする Slack のチャンネルのコミュニケーション全般を行いました。 昨年と同様に Slack のチャンネルに招待することまでは決まっていましたが、いつ、何を、誰がアナウンスするか、各スピーカーとの調整、資料作成などなど...全く決まっていませんでした。

チャンネルに招待されて、音沙汰ないと不安になりますよね...?ということで、(勝手に)コミュニケーション兼アナウンス係をやっていました。 日本語力のなさを嘆きつつ、必要に応じて公開資料を作ったり、イラストを書いたり、スピーカー側が、いつ、何をすればいいのか、理解しやすいように動きました。 だれにでもわかりやすい文章にしようとすると、だらだらと長文になってしまうので、短くわかりやすい文章を書きたいなぁ。

to: スピーカーのみなさま こうして欲しかった、など改善ポイントがあればこっそりおしえてください!(マジデ)

追記: タスク整理にも通じる部分ですが、目の前に迫った情報を五月雨でお知らせしていたため、来年は改善したいなーと思っています。

追記2: アナウンスする時に @channnel を利用していた為、対象外の方にも スコココッ が飛んでいた。Slack のグループ機能で対象を分けるといいよと教えてもらった。フィードバック大感謝!(影響や問題、対処方の提案などお手本のようなフィードバックだった)

(運営)内部的な動き

大体去年と同じです。

とはいえ、新しいメンバーが増えたため、なにか変更/修正をお願いするときは、理由や意図が漏れないよう、できる限り丁寧に説明するようにしていました。 (PR のレビューコメントと一緒です)

また、メンバーの発言(Slack)に気がついたときには、何かしらリアクションするようにしていました。 day1 の基調講演で kamipo さんもおっしゃっていましたが、虚空に向かって作業すること程辛いことはないので。 また、他人に感情を伝えることはとてもむずかしいので、ポジティブな場合は少しオーバーリアクションを取るようにしていました。 (といっても、Slack のスタンプなのですが) ((これを書いている時点で、Kaigi on Rails のカスタムスタンプの内、75% が自分が登録したものでした。 (((最近のお気に入りは :kanzi-god: :internet_god: :dash: です。作業してくれるとか神さまじゃん!って意味合いで使っていましが、改めて見るとよくわかんないね...もうちょっと、、、飽きるまで使うと思います)))

そんな行動が実って(?)か、day2 終了後の懇親会で、いつもリアクションありがとーと言ってくれたメンバーがいて、とても嬉しかったです。 スタンプ職人の行く先が虚空じゃなくなりました。こちらこそ、ありがとうございます。

運営メンバー

今年は運営メンバーも増えて、去年より楽になるかなーという思いがありましたが、なんだかんだ忙しかったです。 去年できなかったことをやろう!ってことで作業が増えて、個人的に去年の 1.5 倍ぐらい忙しかった気がします。 (手が回らないから削った企画も多数ありましたが、それでも。)

そんな忙しい中でも、運営メンバーのみなさまは積極的に動いてくれました。(ちょっと上から目線だけどにほんごがでてこない... pls japanesae) おかげでカンファレンスが無事に開催できたと思っています。謝謝!

来年にむけて

運営メンバーの能力が高いので、とりあえず目の前の課題をこなすって動きでなんとか回ってますが、昨年(2020)や今年(2021)の実績を踏まえて、事前に作業を洗い出して計画をたてて...ってのが理想です。 どうやろうかなぁ。 書き足りないことが山程ありますが、そろそろ打ち合わせが始まるので、このへんで筆をおきます。

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